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Documento de Seguridad

Dentro de las medidas de seguridad el documento de seguridad es una de las partes fundamentales de la protección de datos. Se trata de un documento mediante el cual se elaboran y adoptan las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal. Su adopción es de obligado cumplimiento para el responsable del fichero.

Es obligatorio adoptar el documento de seguridad siempre que se traten datos personales, cualquiera que sea el nivel de seguridad al que correspondan.

Se considera una infracción grave mantener los ficheros, locales, programas o equipos que contengan datos de carácter personal sin las debidas medidas de seguridad que por vía reglamentaria se determinen. El documento deberá contener como mínimo:

  • Ámbito de aplicación del documento con especificación detallada de los recursos protegidos.
  • Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido.
  • Funciones y obligaciones del personal.
  • Estructura de los ficheros y descripción de los sistemas de información.
  • Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
  • Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.

El documento deberá mantenerse actualizado y deberá ser revisado por si se produce algún cambio relevante en el sistema de información o en la organización del mismo.

El contenido del documento deberá adecuarse, en todo momento, a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos de carácter personal.

Toda persona con acceso a datos personales debe ceñirse a lo establecido en el documento de seguridad, en el cual se establecerán las funciones y obligaciones del personal. Por lo tanto, es obligatorio que los empleados conozcan la existencia y contenido del documento de seguridad.

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