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Departamento de Protección de Datos

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Inscripción de Ficheros

Todos los ficheros que contengan datos de carácter personal, registrados en un soporte físico que los haga susceptibles de tratamiento, estarán obligados a notificar su inscripción en la Agencia de Protección de Datos.

Cualquier persona o entidad que pretenda crear un fichero de titularidad privada que contenga datos de carácter personal, debe notificarlo a la Agencia de Protección de datos con carácter previo a la creación del fichero de que se trate, a fin de que la Agencia proceda a inscribirlo en el Registro General de Protección de Datos. La obligación de notificación recae en el responsable del Fichero.

Una vez notificado e inscrito un fichero, el responsable del Fichero está también obligado a notificar a la Agencia de Protección de Datos los cambios que se produzcan en la finalidad del fichero, en la persona del responsable del mismo o en su ubicación.

El responsable del Fichero procederá a su notificación mediante un modelo normalizado (impreso) que se remitirá a la Agencia de Protección de Datos por escrito, en soporte informático o por internet. Una vez recibida la notificación, la Agencia de Protección de Datos inscribirá el fichero si la notificación se ajusta a lo dispuesto en la Ley y, en caso contrario, podrá pedir que se completen o se subsanen los datos notificados. Transcurrido un mes desde la presentación de la solicitud de inscripción del fichero sin que la Agencia de Protección de Datos haya resuelto nada, se entenderá inscrito el fichero a todos los efectos legales.

El Real Decreto 1332/94, de 20 de junio, vigente en lo que no oponga a la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal, establece que la notificación debe contener los siguientes extremos:

  • Nombre, denominación o razón social, documento nacional de identidad o código de identificación fiscal, dirección y actividad u objeto social del responsable del fichero.
  • Ubicación del fichero.
  • Identificación de los datos que se pretendan tratar, individualizando los supuestos de datos especialmente protegidos.
  • Dirección de la oficina o dependencia en la cual puedan ejercerse los derechos de acceso, rectificación y cancelación.
  • Origen o procedencia de los datos.
  • Finalidad del fichero.
  • Cesiones de datos previstas.
  • Transferencias temporales o definitivas que se prevean realizar a otros países, con expresión de los mismos.
  • Destinatarios o usuarios previstos para las cesiones o transferencias.
  • Sistemas de tratamiento automatizado que se vayan a utilizar.
  • Medidas de seguridad.
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